“Desarrollo de una Aplicación Web para la Mejora del Proceso de Admisión de la Escuela de Posgrado en la UNPRG”

Abstract

La presente investigación aborda la problemática de la gestión del proceso de admisión en la Escuela de Posgrado de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo, el cual se caracterizaba por ser manual, fragmentado e ineficiente, generando insatisfacción en los usuarios y una elevada carga operativa. El objetivo general fue evaluar el impacto de la implementación de una aplicación web integral basada en tecnologías modernas. El estudio se enmarcó en un enfoque mixto de alcance descriptivo-explicativo y diseño cuasi-experimental. La población estuvo constituida por los postulantes y el personal administrativo de los procesos de admisión 2024 (pretest) y 2025 (postest), utilizándose como instrumentos de recolección de datos la encuesta (System Usability Scale- SUS), la observación estructurada y el análisis de logs del sistema para medir la eficiencia. Para el desarrollo tecnológico, se empleó el marco de trabajo ágil SCRUM, integrando un stack tecnológico robusto compuesto por Laravel, React, herramientas de automatización robótica de procesos (RPA UiPath) y un Asistente Virtual Inteligente basado en la arquitectura RAG (Retrieval-Augmented Generation). Los resultados obtenidos contrastaron significativamente los escenarios pre y post imple mentación. La automatización de tareas administrativas se incrementó del 20% al 80%, libe rando recursos humanos para actividades de mayor valor. En términos de eficiencia operativa, la precisión en la validación de expedientes mejoró del 73.28% al 95.14%, minimizando errores críticos. Asimismo, el tiempo promedio para la generación y emisión de reportes gerenciales se redujo drásticamente de 13.33 minutos a 1.4 minutos, lo que representa una optimización del tiempo del 89.5% y una mejora global de la eficiencia operativa del 59.67%. En cuanto a la usabilidad del sistema, la prueba no paramétrica U de Mann-Whitney reveló diferen cias estadísticamente significativas (p < 0.001) a favor del postest, donde la percepción de los postulantes mejoró de un nivel “marginalmente aceptable” a “bueno”, y la del personal administrativo alcanzó la categoríade “muy bueno”. Se concluye que la solución tecnológica propuesta no solo modernizó la gestión académica, sino que transformó positivamente la ex periencia de los usuarios y la eficiencia institucional

This research addresses the problem of managing the admission process at the Gradua te School of the Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo, which was characterized by being manual, fragmented, and inefficient, generating user dissatisfaction and a high operational burden. The general objective was to evaluate the impact of implementing an integral web application based on modern technologies. The study was framed within a mixed approach with a descriptive-explanatory scope and a quasi-experimental design. The population con sisted of applicants and administrative staff from the 2024 (pre-test) and 2025 (post-test) admission processes, using the System Usability Scale (SUS) survey, structured observation, and system log analysis as data collection instruments to measure efficiency. For technological development, the SCRUM agile framework was used, integrating a robust technology stack composed of Laravel, React, Robotic Process Automation tools (UiPath), and an Intelligent Virtual Assistant based on RAG (Retrieval-Augmented Generation) architecture. The results obtained significantly contrasted the pre- and post-implementation scenarios. The automation of administrative tasks increased from 20% to 80%, freeing up human resour ces for higher-value activities. In terms of operational efficiency, the accuracy of file validation improved from 73.28% to 95.14%, minimizing critical errors. Likewise, the average time for generating and issuing management reports was drastically reduced from 13.33 minutes to 1.4 minutes, representing a time optimization of 89.5% and a global improvement in operational efficiency of 59.67%. Regarding system usability, the Mann-Whitney U non-parametric test revealed statistically significant differences (p < 0.001) in favor of the post-test, where the perception of applicants improved from a “marginally acceptable” level to “good,” and that of the administrative staff reached the “very good” category. It is concluded that the pro posed technological solution not only modernized academic management but also positively transformed the user experience and institutional efficiency