Implementación del Software Docuclass Payables para la Gestion de Comprobantes Electrónicos en la Empresa Industria Americana de Oleginosas, S.A (Inolasa) ubicada en Costa Rica, Período 2019 hasta la actualidad

Abstract

El presente documento describe la implementación que se realizó al cliente EMPRESA INDUSTRIA AMERICANA DE OLEGINOSAS, S.A (INOLASA) para poder realizar aprobaciones y rechazos de comprobantes electrónicos usando para ello el módulo DocuClass Payables como gestor documental. Desde que el documento ingresa al portal DocuClass, se asigna a un usuario y cada factura sigue un flujo establecido por la lógica del negocio de INOLASA para ello nos valimos de palabras claves (Keywords) para aplicar controles. Finalmente, la factura es depositada en bandejas las cuales están disponibles para los usuarios y su respectiva aprobación/rechazo. En ciertas bandejas del Workflow, cuando el usuario realiza la acción de ceptación/rechazo por medio de un comando, se genera unos documentos XML adicionales. Los documentos se firman digitalmente lo que garantizan la validez tributaria ante el ente regulador (HACIENDA) en Costa Rica. Contamos con las credenciales para obtener el valor legal de los documentos por ejemplo el certificado digital, el ping y el usuario ATV. El proyecto salió a producción en setiembre del 2019, actualmente se mantiene vigente y el flujo suele presentar algunas modificaciones que son manejadas con una solicitud de cambio. El portal DocuClass permite gestionar los documentos y tenerlos disponibles en la nube para que cualquiera de los usuarios acceda mediante el site ttps://inolasa.mydocuclass.com. EL portal está diseñado para que pueda ser adaptado a múltiples empresas. Para finalizar, el cliente nos proporciona la lógica de negocio y adaptamos un Workflow, para ello empleamos varias consultas SQL. En este caso se utilizaron consultas de SQL Server en lo cual se centra la implementación, culminando en la manipulación y aceptación de documentos tanto por parte de los usuarios y el ente regulador HACIENDA.