Automatización del proceso de compra y mejora de la experiencia de usuario, mediante herramientas de desarrollo en la nube con un enfoque de desarrollo low code en una empresa comercial

Abstract

En el mundo actual, el software representa un activo intangible muy importante en las empresas, el proceso de construcción fue evolucionando con el paso del tiempo, pasando de la construcción tradicional de software a una automatización de procesos que hace más eficiente el desarrollo del software. La empresa objeto del presente informe, tiene el sistema Dynamics AX de planeamiento de requerimientos empresariales (ERP), es un sistema de gestión empresarial integral, con un gran volumen de datos en: finanzas, contabilidad, cadena de suministro, manufactura, inventarios, recursos humanos (RRHH), ventas, servicio al cliente, fue diseñado para gestionar datos estructurados y procesos clave del negocio, con fortaleza en procesos internos estandarizados (ejemplo: facturación, compras, logística, nómina), lo malo es su poca flexibilidad, para crear flujos personalizados rápidos, ni para automatizar tareas pequeñas fuera del ERP. El problema se daba, cuando los usuarios ingresaban directamente a registrar productos; pero el sistema no les permitía, era demasiado lento y la experiencia de usuario era mala, ya que la interfaz con formularios era muy antigua. Frente a esta solución, fue necesario, utilizar herramientas que no sean propias de desarrollo a medida, sino low code, que hagan posible automatizar procesos comunes (aprobaciones, generación de documentos o notificaciones), que sean de uso colaborativo, escalables, de despliegue rápido, que hagan posible a las áreas del negocio el diseño y ajuste de flujos sin depender del área de tecnologías de información (TI) y que se integren al sistema ERP existente. Con base a este requerimiento, la solución que se implementó fue la automatización del proceso de compra, considerando un formulario hecho con Nintex en la nube, donde se solicitan los productos, el envío de correos, la asignación de las personas; el alcance está dado por la participación del autor en el proyecto, siendo este, desde la aprobación de la solicitud, hasta la generación del archivo en formato CSV, que hace posible procesar rápidamente la compra. Los resultados, son formularios con una adecuada experiencia de usuario, un desarrollo en menor tiempo y a un menor costo.

In today's world, software represents a very important intangible asset in companies. The construction process has evolved over time, moving from traditional software construction to process automation that makes software development more efficient. The company that is the subject of this report has the Dynamics AX enterprise requirements planning (ERP) system. It is a comprehensive business management system, with a large volume of data in: finance, accounting, supply chain, manufacturing, inventory, human resources (HR), sales, customer service. It was designed to manage structured data and key business processes, with strength in standardized internal processes (example: invoicing, purchasing, logistics, payroll). The downside is its lack of flexibility, to create quick customized flows, or to automate small tasks outside of the ERP. The problem arose when users directly entered to register products; but the system did not allow them; it was too slow and the user experience was poor, since the interface with forms was very old. Faced with this solution, it was necessary to use low-code, non-custom development tools that make it possible to automate common processes (approvals, document generation, or notifications), are collaborative, scalable, and rapidly deployable, allowing business areas to design and adjust workflows without relying on the information technology (IT) department, and are integrated into the existing ERP system. Based on this requirement, the solution implemented was the automation of the purchasing process, using a form created with Nintex in the cloud. This form includes product requests, emails, and staff assignments. The scope is determined by the author's participation in the project, ranging from request approval to CSV file generation, which enables rapid purchase processing. The results are forms with an optimal user experience, faster development time, and lower costs.